Алгоритм предполагает оценку зрелости направлений/функций организации с использованием иерархического классификатора. В анкете будет отображен список направлений/функций, зрелость которых предлагается оценить по следующей шкале:
1 — Начальный уровень
Процессы не формализованы и не документированы.
Успехи зависят от индивидуальных усилий и интуиции.
Высокий уровень риска и непредсказуемости.
Процессы: непредсказуемые, слабо контролируемые, появляются в ответ на определённые события. Предсказуемость результата: организация может достичь результата, но предсказать это сложно. Возможные риски: результат, если будет, то, возможно, не в срок, некачественно, с превышением бюджета. Характерные методы управления: ситуационное управление («Ad hoc») + в лучшем случае контроль исполнения поручений. Характерная организационная структура: иерархическая. Характерные вопросы: кто (делает)? Характерная мотивация: кто главнее?
2 — Управляемый уровень
Некоторые процессы формализованы и документированы.
Установлены базовые практики управления проектами.
Процессы повторяемы, но не гарантируют запланированный результат.
Выполнение процессов варьируется в зависимости от команды и проекта.
Процессы: определены на уровне проектов, зачастую появляются в ответ на определённые события. Предсказуемость результата: организация может достичь результата в срок. Возможные риски: результат, возможно, будет некачественный, с превышением бюджета. Характерные методы управления: ситуационное управление («Ad hoc») + в лучшем случае контроль исполнения поручений + управление проектами + тайм-менеджмент. Характерная организационная структура: иерархическая + проектные команды. Характерные вопросы: где (делать), когда (делать)? Характерная мотивация: кто быстрее?
3 — Стандартизированный уровень
Процессы стандартизированы и внедрены на уровне всей организации.
Существуют четкие политики и процедуры для управления процессами.
Обеспечивается обучение и поддержка для сотрудников.
Процессы: — определены на уровне всей организации; — исполняются заблаговременно; — конструируются от начала (от источников) к результату (к потребителю). Предсказуемость результата: организация может достичь результата в срок и качественно. Возможные риски: результат, возможно, будет с превышением бюджета. Характерные методы управления: ситуационное управление («Ad hoc») + в лучшем случае контроль исполнения поручений + управление проектами+ тайм-менеджмент + управление процессами + управление качеством. Характерная организационная структура: иерархическая + проектные команды + «конвейеры». Характерные вопросы: зачем (всё это делать), сколько (делать)? Характерная мотивация: кто качественнее?
4 — Измеряемый уровень
Процессы активно измеряются и контролируются.
Используются количественные методы для оценки производительности и качества процессов.
Внедряются механизмы для постоянного улучшения.
Процессы: — измеряются и контролируются; — конструируются «наоборот» — от ожидаемого результата (от потребителя) к началу (к источникам). Предсказуемость результата: организация может достичь результата в срок, качественно и в рамках заранее определяемого бюджета. Возможные риски: минимальные в тактической перспективе, возможны существенные риски в стратегической перспективе. Характерные методы управления: ситуационное управление («Ad hoc») + в лучшем случае контроль исполнения поручений + управление проектами + тайм-менеджмент + управление процессами + управление качеством + управление по целям (стратегическое управление) + управление по показателям. Характерная организационная структура: иерархическая + проектные команды + «конвейеры» + матричная организационная структура. Характерные вопросы: как (делать), что (обрабатывается, должно получиться)? Характерная мотивация: кто эффективнее?
5 — Уровень постоянных улучшений
Процессы постоянно улучшаются на основе анализа и постоянной обратной связи.
Организация активно и системно адаптируется к изменениям в бизнес-среде и технологиях.
Инновации и лучшие практики внедряются для достижения максимальной эффективности.
Процессы: фокус на постоянном совершенствовании процессов. Предсказуемость результата: организация может достичь результата в срок, качественно, в рамках заранее определяемого бюджета, с долгосрочным перспективным инновационным лидерством на рынке. Возможные риски: минимальные риски в тактической и стратегической перспективах. Характерные методы управления: ситуационное управление («Ad hoc») + в лучшем случае контроль исполнения поручений + управление проектами + тайм-менеджмент + управление процессами + управление качеством + управление по целям (стратегическое управление) + управление по показателям + управление знаниями + управление инновациями + управление изменениями. Характерная организационная структура: иерархическая + проектные команды + «конвейеры» + матричная организационная структура + сетевая организационная структура. Характерные вопросы: — почему (это происходит)? — как иначе (это можно сделать)? — что модернизировать? Характерная мотивация: кто изобретательнее?
Параметры на входе
В качестве параметров алгоритма необходимо выбрать классификатор. Затем, при настройке работы по выбранному классификатору, необходимо указать сценарий работы (оценка текущего или целевого уровня зрелости), выбрать отдельные направления классификатора, либо оставить выбор всех направлений (при необходимости, можно исключить те направления, по которым не было выставлено ни одной оценки). Помимо этого, вы можете указать контекст выполнения направлений/функций и к чему именно относится оценка зрелости:
В рамках контекста вы можете указать следующее:
Если потребуется, можно указать, что оценка производится для отдельной компании:
Точность оценки вышестоящих уровней классификатора зависит от количества выбранных процессов.
При выборе отдельных направлений, необходимо выставить соответствующий переключатель и в появившейся форме указать их:
По нажатию на знаки вопроса (?) справа от наименования направления классификаторы вы можете открыть его дополнительное описание во всплывающем окне:
Если вам требуется выбрать определённые уровни иерархии классификатора (например, все элементы на первом и втором уровнях), то следует использовать отметки наверху списка направлений:
Список будет перестроен с отображение только выбранных уровней. Таким образом, вы можете также пройти по данным уровням и снять отметки с тех направлений, которые для вас не актуальны.
Если вам требуется выбрать элементы по известным вам наименованиям, то следует использовать раскрываемую по кнопке «Ввести наименования элементов» форму:
В данную форму можно ввести как номера иерархии требуемых элементов, так и их условные коды (при наличии в рамках выбранного классификатора), и их наименования. Как правило, это требуется, если ранее вы прошли один из алгоритмов, позволяющих сформировать список направлений классификатора для проработки — например, алгоритм Определение цели ИТ и ИТ-процессов и затем перешли к классификатору COBIT.
К примеру вы получили следующий список процессов:
Причём в рамках отчёта у вас будет данный список в Excel и вы сможете скопировать столбец с процессами или его часть и вставить в форму ввода наименований элементов классификатора COBIT:
При нажатии кнопки «Выбрать процессы», указанные процессы будут выбраны в исходном списке:
Пожалуйста, учитывайте, что при нажатии «Выбрать процессы» все ранее выбранные вами отметки процессов будут сняты.
Далее необходимо заполнить остальные параметры анкетирования:
Для примера выбираем первые 3 уровня иерархии классификатора APQC с исключением направлений без оценок зрелости и оценку текущего уровня зрелости:
И также обозначим контекст и компанию:
Анкета для заполнения
В рамках анкетирования, участникам будет отображена форма с основной информацией и наименованием выбранного классификатора, шкалы оценок (по нажатию на знаки вопроса (?) можно вывести дополнительную информацию по уровню зрелости, либо описание элемента классификатора) и обозначенного контекста:
Ниже будут приведены наименования выбранных при настройке работы направлений/функций по классификатору и поля для оценки зрелости:
Если участник не может оценить то или иное направление/функцию, то он может оставить значение «Не оценивалось». После заполнения обозначенных полей, участник сможет отправить анкету.
Учитывайте, что если вы выбираете все элементы классификатора, то в некоторых случаях анкета может получится достаточно объёмной.
Когда участник отправил анкету, в разделе параметров алгоритма вы сможете просмотреть её данные в табличном виде (см. Просмотр результатов по анкетам).
Пример подобной таблицы с результатом заполнения анкеты участником:
Итоговый результат работы будет представлен в виде таблиц:
На отдельной вкладке будут представлены интерактивные диаграммы:
При необходимости, вы можете внести изменения в диаграмму и сохранить её в виде отдельного изображения.
Всё это отобразиться на изображении, которое вы можете загрузить по кнопке «Сохранить диаграмму».
Для того, чтобы сформировать отчёт, вам необходимо нажать на кнопку «Экспорт в Excel/PDF», расположенную над таблицей с итоговым результатом, проверить email во всплывающем окне (при необходимости его можно изменить в настройках вашего профиля в личном кабинете) и нажать на кнопку «Отправить».
На email поступит сообщение с двумя кнопками:
Отчёт в Excel — скачать отчёт в Excel с итоговой таблицей и данными анкет;
Диаграммы — скачать PDF файл со всеми диаграммами по данному результату.
Доступ к файлам для скачивания по указанным кнопкам будет в течение 1 суток, однако при необходимости вы сможете сформировать новый отчёт по кнопке в рабочем пространстве.
В рамках отчёта в Excel-файле будет представлена итоговая таблица:
И таблица с данными по анкетам участников, которые были учтены при формировании итоговой таблицы:
